POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES QUICKLINK COLOMBIA SAS
2025
1. PRESENTACIÓN.
QUICKLINK COLOMBIA SAS., identificada con NIT. 901789637 - 6 y matrícula mercantil Nro. 3768338, en adelante QUICKLINK COLOMBIA SAS, sociedad comercial con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Colombia, en la Av calle 19 # 36 - 21, con teléfono 3102267432, dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos complementarios, estableció la siguiente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, donde usted podrá encontrar los derechos que como titular de los datos personales y aquella otra información de su propiedad, no catalogada como Dato Personal, le asisten, las finalidades, el tratamiento de esos datos recolectados, así como el procedimiento que QUICKLINK COLOMBIA SAS dispuso para garantizar el uso y seguridad de esta información. Igualmente describe a sus respectivos encargados de atención ante peticiones, quejas, reclamos, entre otras disposiciones de interés.
2. POLÍTICAS GENERALES.
La política prevista en este manual busca establecer de manera específica el derecho constitucional al Habeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales QUICKLINK COLOMBIA SAS recolecte, administre o conserve información de carácter personal, proporcionada directamente por el titular, incluido el tratamiento dado a los datos personales de contacto, aquellos como imágenes fotográficas o grabaciones fílmicas, entre otros, obtenidos con el ingreso a las instalaciones o aquella otra información del titular, no catalogada como Dato Personal, recopilada previa aceptación del titular, a través de otras tecnologías como la simple interacción con cualquier URL del sitio web de QUICKLINK COLOMBIA SAS: QuickLink – Inteligencia Vehicular, incluyendo, pero sin limitarse a datos demográficos de los clientes, datos de interés, entre otros, cuando sean utilizados para fines comerciales, estadísticos, de Mercadeo y/o publicitarios, de los proveedores cuando sean utilizados para fines tributarios y contables, y de empleados en lo relacionado al cumplimiento de las normas en materia laboral, todo lo anterior en cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable.
Responsable: QUICKLINK COLOMBIA SAS., sociedad comercial con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Colombia, identificada con NIT. 901789637 - 6, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.
3. DEFINICIONES
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
· Datos de Localización: Información que indica la posición geográfica de un dispositivo o usuario en un momento específico, recolectada por medio de GPS u otros sensores.
· Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Dato Sensible: Cualquier dato que afecte la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos, relativos a la salud, a la vida sexual, datos biométricos, entre otros.
· Dispositivo GPS: Tecnología instalada en vehículos que permite obtener datos de ubicación en tiempo real o diferido, y en algunos casos también velocidad, rutas, frenadas o comportamiento del conductor.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
· Telemetría: Conjunto de tecnologías que permiten la medición y recolección de datos a distancia, transmitidos automáticamente a una ubicación central para su análisis.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES.
4.1. Dirigirse a QUICKLINK COLOMBIA SAS a través de los canales establecidos por ésta los cuales se indican en el presente manual y aviso de privacidad anexo al presente manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
4.2. Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a QUICKLINK COLOMBIA SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.
4.3. Ser informado por QUICKLINK COLOMBIA SAS, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ésta, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales, así como prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
4.6. Acceder en forma gratuita a través de los canales dispuestos por QUICKLINK COLOMBIA SAS, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4.7. Abstenerse de responder las preguntas relacionadas con datos sensibles, tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
4.8. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por un tercero debidamente autorizado por el titular o por la Ley.
4.9. Personas a quienes se les puede suministrar la información.
La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
QUICKLINK COLOMBIA SAS a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1) informará acerca de los canales previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.
5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS.
5.1. Clientes.
QUICKLINK COLOMBIA S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, informa a sus clientes y/o usuarios que los datos personales que solicita y/o recopila, incluyendo pero sin limitarse a: información de contacto, datos demográficos, imágenes fotográficas, grabaciones fílmicas captadas al ingresar a nuestras instalaciones, así como cualquier otra información personal suministrada de forma voluntaria y con previa autorización del titular, serán tratados conforme a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
Finalidades del tratamiento de los datos personales
Los datos recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades:
Gestión operativa y administrativa:
· Atención de trámites, solicitudes, quejas y reclamos;
· cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contables; labores administrativas necesarias para el desarrollo del objeto social de la empresa.
Seguridad:
· Control de acceso y seguridad en las instalaciones de QUICKLINK COLOMBIA S.A.S.
Comunicación y mercadeo:
· Mantener contacto constante con los clientes y/o usuarios.
· Envío de información comercial y/o publicitaria.
· Promoción de productos y servicios.
· Ofrecimiento de beneficios, campañas promocionales y descuentos.
Análisis y mejora del servicio:
· Realización de estudios de mercado y análisis de audiencias.
· Evaluación de la calidad del servicio y nivel de satisfacción del cliente.
· Optimización de canales de atención al usuario.
Cumplimiento normativo:
· Atención de requerimientos de entidades de control nacionales.
· Evaluación de cumplimiento de obligaciones legales y normativas.
El tratamiento de esta información se realizará bajo estrictas medidas de confidencialidad y seguridad. QUICKLINK COLOMBIA S.A.S. podrá designar a terceros (aliados estratégicos) para actuar como encargados del tratamiento, asegurando que cumplan con los mismos estándares de protección.
El titular de los datos podrá ejercer sus derechos de consulta, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización otorgada, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables.
5.2. Proveedores.
Los datos personales, aquellos como imágenes fotográficas o grabaciones fílmicas, entre otros, obtenidos con el ingreso a las instalaciones de la compañía QUICKLINK COLOMBIA SAS y aquella otra información del titular, no catalogada como Dato Personal, recopilada previa aceptación del titular, tendrá como finalidad: 1) Conservar el registro pertinente para efectos tributarios y contables con el propósito de cumplir con las normas vigentes en la materia; 2) Lograr realizar los pagos por la prestación de servicios o suministro de bienes de los que haya lugar; 3) Ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social; 4) Mantener la información personal actualizada, con el fin de cumplir con la Obligación legal a entidades de control nacional, evaluación con fines de cumplimiento normativo; 5) Lograr el cobro de las facturas mediante: garantía por incumplimiento, intereses, saldos pendientes, cruce periódico de cuentas etc.; 6) ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social; QUICKLINK COLOMBIA SAS almacenará los datos personales de los proveedores por el tiempo establecido en la normatividad fiscal y contable.
5.3. Trabajadores.
Los datos personales, aquellos como imágenes fotográficas o grabaciones fílmicas, entre otros, obtenidos con el ingreso a talleres y vitrinas de la red de QUICKLINK COLOMBIA SAS y aquella otra información del titular, no catalogada como Dato Personal, recopilada previa aceptación del titular, datos de interés, entre otros, de trabajadores, tiene como fin el mantener la información personal actualizada con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada, y de cumplimiento en las normas en la materia, así mismo tiene por objeto hacerlos participes de las actividades de bienestar previstas por la compañía, cumplir con obligaciones legales a entidades de control nacional, evaluación con fines de cumplimiento normativo , realizar encuestas de satisfacción, transmisión a aliados o terceros con fines de evaluación, diagnóstico y desarrollo de bienestar laboral.
La base de datos de exempleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido por la ley laboral.
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades: Transferencia de la información sensible, a cajas de compensación para gestiones relacionadas con Administración de Riesgos profesionales (ARL) entidades prestadoras de servicios de salud (EPS) y administradoras de fondos de pensiones (AFP). hacerlos partícipes de las actividades de bienestar previstas por la compañía.
5.4. Niveles de seguridad aplicados al tratamiento
QUICKLINK COLOMBIA SAS, cuenta con reglamentaciones internas sobre seguridad de la información, las cuales se encuentran establecidas en los procedimientos y manuales de la compañía. Adopta medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
6.1. Consulta.
a) Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de QUICKLINK COLOMBIA SAS, esta última suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
b) La consulta se formulará por correo electrónico a, al teléfono 323 599 6484, o por escrito a la dirección calle 224 Nro. 9-60 de la ciudad de Bogotá D.C.
c) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2. Reclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante QUICKLINK COLOMBIA SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
6.2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a QUICKLINK COLOMBIA SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
a) Los Titulares podrán en todo momento solicitar QUICKLINK COLOMBIA SAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento y requisitos previstos en el numeral 6.2 del presente documento.
b) La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
c) QUICKLINK COLOMBIA SAS pone a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada tales como: correo electrónico a [email protected], vía telefónica 3102267432 o por escrito a la dirección Av. calle 19 # 36 - 21 en la ciudad de Bogotá D.C.
6.4. Del derecho de acceso.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
6.5. Del derecho de actualización, rectificación y supresión.
QUICKLINK COLOMBIA SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b) QUICKLINK COLOMBIA SAS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
c) QUICKLINK COLOMBIA SAS podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d) Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato no es absoluto y QUICKLINK COLOMBIA SAS puede negar el ejercicio de este cuando:
o El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
o La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.
o Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
6.6. Transmisión y/o transferencia internacional de datos personales.
6.7. Con fines estadísticos, de medición de satisfacción y para el resguardo de la información, los datos personales de los clientes podrán ser transferidos y/o transmitidos a terceros, aliados estratégicos o incluso al exterior, siempre bajo estrictos estándares de protección, seguridad y confidencialidad. Sin perjuicio del deber de confidencialidad, QUICKLINK COLOMBIA SAS se asegurará de que dichos terceros conozcan y acepten esta política, comprometiéndose a utilizar la información personal únicamente para propósitos relacionados con mercadeo, atención al cliente, garantías y servicios posventa, y en ningún caso para fines distintos. Persona o Dependencia responsable de la protección de datos personales, atención de peticiones, consultas y reclamos.
6.7.1. QUICKLINK COLOMBIA SAS a través del área de cumplimiento, será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones, y será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos recibidas en, con las cuales el cliente titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización. Este departamento tendrá una comunicación directa con los responsables de las áreas relacionadas con el tratamiento de los datos: Jurídico, CRM, SAC y TI.
6.7.2. QUICKLINK COLOMBIA SAS a través del área de cumplimiento será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos recibidas en con las cuales el proveedor y/o contratista titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización.
QUICKLINK COLOMBIA S.A.S., a través de su Área de Cumplimiento, será la responsable de garantizar la correcta aplicación de las disposiciones establecidas en esta política. Esta área también estará encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales. Los trabajadores, en calidad de titulares de la información, podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento, conforme a la normativa vigente.
Para presentar solicitudes relacionadas con la protección de sus datos personales, los trabajadores podrán comunicarse a través de los siguientes canales de contacto:
o Persona de contacto: OFICIAL DE DATOS
o Área / Departamento: Área de cumplimiento
o Correo electrónico: [email protected]
o Teléfono: 3102267432
o Dirección: Av. calle 19 # 36 – 21, Bogotá D.C
7. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS.
QUICKLINK COLOMBIA SAS conforme a las disposiciones legales vigentes y respectivos reglamentos, le informa a usted que procederá a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (En adelante SIC). Este Registro Nacional de Bases de Datos es un directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, reglamentado por el capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 mediante el cual disponen los requisitos mínimos, términos y condiciones para la inscripción de bases de datos sujetos a la aplicación de la Ley 1581 de 2012. Esta base es de libre consulta a usted como ciudadano.
8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
La presente política rige a partir del ,[JC1] las áreas de la compañía especialmente relacionadas fueron informadas de estas disposiciones previamente a la publicación.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla esa finalidad y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. El periodo de vigencia de la base de datos para proveedores y/o contratistas es establecido por la ley (05 años).
9. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA.
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, representa el compromiso de QUICKLINK COLOMBIA SAS de proteger su información y sus Datos Personales. Por lo anterior, QUICKLINK COLOMBIA SAS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad y Protección de Datos en cualquier momento y notificará a sus usuarios sobre cualquier cambio en la misma, actualizando el contenido de ésta en su sitio web: https://quicklink.com.co/incluyendo al inicio, la precisión “versión actualizada” junto con la fecha de la última actualización.
10. CONTROL DE CAMBIOS.
Versión
Motivo / Descripción
Fecha Actualización
1
Creación del documento
11. CONTROL DE APROBACIÓN
Elaborado
Revisado
Aprobado
Analista de Cumplimiento
Jefe de Cumplimiento
Gerente General